O cálculo de frete por transportadoras é feito com base em diversas variáveis, já que o objetivo é cobrir os custos operacionais e ainda gerar lucro para a empresa. A complexidade que envolve a formação de preço faz com que muitos gestores se sintam confusos e que tenham dificuldades para aprovar as cobranças com a certeza de que o valor está correto.

Pensando nisso, resolvemos falar melhor sobre esse processo e explicar as questões relacionadas a ele. Quer saber melhor como funciona a formação do preço de transporte? Continue com a leitura e confira agora mesmo!

Os tipos de frete

Existem algumas características ligadas ao frete, que envolvem a forma de contratação, as responsabilidades sobre o pagamento e seguro, além da forma como a carga é transportada. Conheça algumas delas:

Sobre a contratação do frete

Direto ou Normal

Um frete considerado “normal” é aquele em que a carga é coletada no remetente e levada até o destinatário. Essa operação não requer nenhuma outra transportadora envolvida e é o serviço mais comum oferecido no mercado.

Nesses casos, os impostos são aplicados de acordo com o regime de recolhimento da empresa, ou de acordo com a legislação do estado.

Subcontratação

No caso da subcontratação, a transportadora que foi contratada pelo embarcador não utiliza meios próprios para realizar o transporte e aciona outra empresa para fazer as entregas.

Essa parceria ajuda a aumentar a malha de transporte e fazer com que seja possível oferecer prazos menores, além de um serviço de entrega mais eficiente — estratégia que possibilita conquistar mais clientes.

Algumas prestadoras de serviço que atuam nesta modalidade conseguem emitir o CT-e sem sofrer incidência de impostos.

Redespacho

O redespacho é uma operação parecida com a subcontratação, mas possui algumas características particulares. A principal delas está relacionada ao percurso que é feito, sendo que:

  • na subcontratação, a transportadora aciona um terceiro que fará o percurso de A até B;
  • no redespacho, a contratada faz o transporte de B até C, já que a transportadora principal faz percorre o trajeto de A até B.

Em outras palavras, a prestadora de serviços principal leva a carga embarcador até determinado ponto e solicita um parceiro de negócios para fazer o transporte desse local até o destino final — ou outro ponto intermediário, caso haja mais transportadoras envolvidas na operação.

Sobre as responsabilidades

Frete CIF

CIF é a sigla para Cost, Insurance and Freight ou Custos, Seguro e Frete, em português. Nessa modalidade de frete, a responsabilidade sobre o pagamento do valor, o gerenciamento de riscos e o seguro das cargas é do remetente. Como o valor é pago na origem, o custo do transporte e do seguro já está embutido no preço dos itens.

Essa opção é a mais utilizada em transações B2C, ou seja, aquelas em que empresas vendem diretamente para o consumidor final.

Frete FOB

A sigla FOB se refere ao Free on board, ou Livre a bordo. Nesse tipo de frete, é o cliente que se responsabiliza pelo pagamento do custo do transporte, pelo seguro dos itens e o gerenciamento dos riscos do transporte.

Mesmo que o embarcador acione a transportadora, é o destinatário que cuida da operação e o pagamento é feito no ato do recebimento das mercadorias. Normalmente ele é mais utilizado em operações B2B, aquelas em que empresas vendem para outras empresas.

Sobre o tipo da carga

Carga fechada

As cargas fechadas, também chamadas de lotação, são aquelas que ocupam todo, ou maior parte, do espaço de um caminhão e, com isso, caracterizam-se como transporte dedicado. Nesse caso, o veículo sai do remetente e segue diretamente para o destinatário, sendo este o único ponto de entrega.

O cálculo do frete se baseia, principalmente, no tamanho do veículo, a distância percorrida e as características da carga (valiosa, perecível, entre outras).

Carga fracionada

Já as cargas fracionadas são aquelas em que diversos pequenos pedidos são colocados no veículo, fazendo com que ele saia do remetente e seja destinado a vários pontos de entrega — de clientes distintos.

A cobrança do frete é mais complexa e envolve o peso, o espaço ocupado dentro do veículo, a distância, entre outros aspectos que falaremos a seguir.

Todas essas questões que foram citadas estão envolvidas na forma como o frete é cobrado das empresas. Apesar de não se relacionar a fatores que estão diretamente ligados ao cálculo, cada tipo de frete faz com que a cobrança seja feita de uma maneira diferente. Por exemplo, a possibilidade de conseguir um preço mais atraente ao enviar uma carga lotação, em vez de fracionada.

Variáveis consideradas no cálculo

Como já dissemos anteriormente, o cálculo de frete por transportadoras é feito com base em diversas variáveis, englobando todos os custos gerados na operação, além de ajudar a formar um preço mais justo para todos os envolvidos.

É claro que esses fatores podem variar de empresa para empresa, além do método que é utilizado no cálculo, mas de maneira geral podemos citar:

Frete Peso

Esse é um dos pontos mais complexos no que diz respeito ao fator de cobrança de frete. Nesse caso, ele é definido com a relação entre o peso bruto e o peso cubado dos itens, utilizando o maior valor entre eles para determinar a cobrança.

Em outras palavras, se o tamanho ocupado pela carga for maior que o seu peso físico, é esse número que é levado em consideração. O objetivo disso é fazer uma cobrança justa, haja vista que podem existir situações em que a carga é muito volumosa, mas pesa pouco (como algodão) e outras em que o item é muito pesado, mas ocupa um espaço pequeno.

Frete Valor

Já o frete valor é calculado com base no valor apresentado na nota fiscal. Isso é importante para determinar se a carga é valiosa. No caso dos itens mais caros, os cuidados são mais específicos, principalmente no que diz respeito ao gerenciamento de riscos.

Dependendo do caso, é necessário contar com serviços de escolta armada e todos esses fatores encarecem o frete.

Distância percorrida

Esse é um dos fatores mais óbvios no que diz respeito à cobrança de frete. A relação entre a distância e o valor cobrado são duas variáveis diretamente proporcionais, ou seja, quanto maior for o percurso, mais alto será o custo do transporte.

A maior parte desse cálculo é baseada no gasto que se tem com combustível para fazer o trajeto.

Características do destinatário

Se existe alguma dificuldade na entrega para o destinatário, ela também pode influenciar o valor final do frete cobrado. Caso o local seja perigoso, ou haja dificuldade no acesso, por exemplo, são cobradas taxas extras para a prestação do serviço — sobre as quais falaremos mais adiante.

Modal de transporte

Apesar de uma boa parcela das cargas ser enviada via malha rodoviária, existem algumas situações em que é necessário contar com outros modais — como no norte do país, em que alguns trajetos são feitos por meio de balsa.

Essas particularidades também influenciam na formação do preço do frete, fazendo com que ele seja maior.

Características da carga

Já falamos sobre as cargas valiosas, mas também existem outros tipos de itens que possuem características especiais, como é o caso de mercadorias perigosas, cargas vivas, perecíveis, entre outras.

Nesses casos, é necessário contar com embalagens mais reforçadas, manuseio adequado, veículo adaptado e transporte rápido. Entre os exemplos que podemos citar dessa categoria, estão flores, medicamentos, obras de arte e alimentos.

Taxas específicas

Além dos fatores que já foram citados, a formação do frete também envolve algumas taxas, que podem, ou não, serem cobradas pela transportadora. Isso precisa ser verificado no momento da contratação, bem como os valores que são praticados.

Entre as principais taxas cobradas no mercado, estão:

  • taxa de coleta e entrega;
  • taxa de restrição do trânsito (TRT);
  • taxa de dificuldade na entrega (TDE): para locais de difícil acesso, perigosos, entre outros;
  • taxa de reentrega: nos casos em que o cliente se recusa a receber no momento, ou se encontra ausente, e o produto precisa ser reenviado posteriormente;
  • frete mínimo (definição de um peso mínimo para transporte — caso a carga não o alcance, é cobrado o valor mínimo de frete).

Gerenciamento de risco

O gerenciamento de risco é a área de conhecimento responsável por levantar possíveis ocorrências que podem alterar o curso das atividades e seus resultados, além de criar ações que ajudem a eliminá-las, ou minimizar seus impactos.

Dentro do contexto de transportes, isso envolve a contratação de seguros e criação de medidas que visam proteger as cargas, desde o momento em que elas são carregadas até sua chegada ao cliente final.

Aqui, existem duas cobranças básicas que são feitas pela transportadora, sendo elas:

  • GRIS: é uma taxa que incide sobre o valor da nota fiscal da carga. Tem como objetivo cobrir todos os custos que envolvem ações de combate ao roubo de cargas, além da prevenção de riscos relacionados ao transporte;
  • Ad Valorem: é uma espécie de seguro que visa acobertar as cargas quando elas não estão em trânsito.

Tributos e pedágios

Por fim, podemos incluir nessa conta a cobrança dos tributos — como ICMS — e os pedágios que envolvem a operação de transporte.

Cubagem

A cubagem, de maneira resumida, pode ser definida como a relação entre o peso que uma carga possui e o espaço que ela ocupa dentro de um veículo. Ela pode ser encontrada por meio de uma fórmula, o fator de cubagem.

Trata-se de uma constante equivalente a um metro cúbico. Esse número é definido de acordo com o que se acredita ser ideal para uma carga, sendo que no modal rodoviário, de maneira geral, 1 metro cúbico é referente a 300kg.

Esse fator é utilizado para que se chegue ao peso cubado de uma carga, ou seja, aquele espaço que os itens realmente ocupam no veículo. Para se chegar a esse número, é necessário ter as informações sobre as dimensões das embalagens (altura, largura e comprimento) e o fator de cubagem que a transportadora utiliza no cálculo.

Sendo assim, para saber qual é o peso cubado de uma carga, basta usar a seguinte fórmula:

Comprimento x Largura x Altura x Fator de cubagem

Como a cubagem interfere no cálculo do frete?

Como foi dito, as transportadoras utilizam o frete peso para ajudar a determinar a cobrança do frete. Isso quer dizer que, em vez de usar apenas o peso físico e as dimensões de uma carga, é feita uma comparação para saber o espaço que os itens realmente ocupam.

Isso é necessário também para que se consiga equilibrar as cargas e aproveitar o máximo da ocupação e a capacidade do veículo para o transporte. Em outras palavras, as cargas são misturadas, evitando duas situações:

  1. que o veículo seja enviado completamente cheio, mas com itens muito leves, que não alcançam a capacidade do peso;
  2. que o veículo transite vazio, levando pouca carga que atinja o limite de peso, mas que não ocupe espaço.

Como essas questões estão diretamente ligadas aos custos operacionais da transportadora, cubagem e peso cubado são dois conceitos muito utilizados e que possuem relação direta com a formação do preço do serviço de transporte.

Correios x Transportadoras

Os Correios, além de oferecerem serviços postais, também realizam o transporte de mercadorias para empresas, por meio da definição de um contrato comercial. Isso faz com que essa instituição seja uma alternativa para as transportadoras, podendo oferecer prazos menores, porém por custos um pouco mais elevados.

A formação do preço de serviço de transporte também se difere do cálculo de frete por transportadoras. Aqui, leva-se em consideração a relação entre o peso e o espaço que os objetos ocupam. Porém, nesse caso, o fator de cubagem usado é de 6.000 — diferentemente do rodoviário, que é de 300.

A fórmula usada para se chegar ao peso cúbico é o mesmo, ou seja:

Comprimento x Largura x Altura x Fator de cubagem

Feito o cálculo, considera-se a relação entre o peso físico e o peso cúbico, sendo que a cobrança será efetuada com base no maior valor entre os dois. No entanto, deve-se observar duas questões especiais:

  1. se o volume tiver peso menor que 10kg, é o seu peso físico que é considerado, mesmo o peso cúbico sendo maior que o físico;
  2. caso a encomenda tenha peso cúbico maior que 10kg, o que conta é o maior entre a comparação.

Como é feito o cálculo do frete por transportadoras

Por envolver muitas variáveis, o cálculo do frete por transportadoras é altamente complexo. Nesse momento, são feitos diversos cruzamentos com as informações referentes ao serviço — que variam a cada transporte que é feito — e, de acordo com as características, chega-se ao valor ideal.

Devido a isso, fazer essas contas de forma manual é um trabalho praticamente impossível, sendo demorado e sujeito a muitos erros. Para contornar esse problema, as empresas utilizam um recurso chamado de tabela de frete.

Essas tabelas possuem todas as informações que são usadas pelas transportadoras para formar o preço do frete e ajudam a cruzar as informações referentes ao transporte e chegar a um valor mais preciso.

Consequências do cálculo errado

Quando o valor é menor que o ideal, a transportadora não consegue cobrir seus custos operacionais e sofre prejuízo. No longo prazo, esses problemas podem fazer com que ela não seja mais capaz de honrar seus compromissos, comprometendo a qualidade dos serviços prestados e a perenidade do negócio no mercado.

Por outro lado, estabelecer um preço acima do necessário pode fazer com que se perca clientes, o que também é altamente prejudicial para o negócio — a não ser que se consiga oferecer um diferencial que realmente justifique a cobrança.

Sendo assim, podemos dizer que da mesma forma que as empresas possuem interesse em saber se as transportadoras estão oferecendo um frete justo e, sobretudo fazendo a cobrança da maneira correta, as prestadoras do serviço também querem garantir que todo o processo flua sem erros.

Custo x qualidade

Na hora de escolher a transportadora para o negócio, muitos gestores levam em consideração os preços que são cobrados e a comparação com o que é oferecido no mercado. Apesar de ser um dos fatores mais importantes para a decisão, ele não deve ser o principal.

Também é necessário avaliar qual é a qualidade do serviço oferecido, já que ela afeta a satisfação dos clientes e a eficiência dos resultados — mesmo o transporte sendo um processo externo.

É normal que um alto preço geralmente esteja associado a excelência nos negócios, apesar de não ser uma relação diretamente proporcional. Portanto, analise os preços que são cobrados e veja quais serviços a transportadora oferece, se possui diferencial, se a reputação no mercado é boa, entre outras coisas.

Com esse tipo de análise, você consegue saber se vale a pena pagar, ou se é melhor procurar outros parceiros de negócios.

Além disso, lembre-se de identificar qual é a tratativa que essas empresas dão para questões como atrasos, avarias e extravios. Já que algumas taxas são cobradas com base nas particularidades da sua operação, também é justo incluir no contrato cláusulas de nível de serviço e a possibilidade de cobrar multas nos casos de descumprimentos.

Essa é uma maneira de resguardar o seu negócio de falhas que podem ocorrer ao longo do processo e geram prejuízos. Apesar de não corrigir as possíveis insatisfações que podem surgir por parte dos clientes, pelo menos é uma forma de não ter um prejuízo financeiro ainda maior.

A importância da tecnologia no processo

Já se sabe que a realização de processos manuais aumenta as chances de haver falhas, fazendo com que o cálculo de frete seja errado. Portanto, investir em tecnologia é uma excelente saída para evitar esse risco.

Como todas as relações estão cada vez mais conectadas, investir em tecnologia é uma maneira de modernizar as operações e fazer com que a empresa alcance maior agilidade em suas operações, além de aumentar a qualidade do serviço.

Por meio da utilização de um TMS, o Sistema de Gerenciamento de Transporte, diversas atividades passam a ser automatizadas, incluindo a formação do preço de frete. Assim, as tabelas de frete são usadas como base e, a partir dos dados inseridos, chega-se ao preço ideal em instantes.

Isso faz com que a atividade esteja menos sujeita a erros, tornando o processo mais confiável. Além disso, consegue-se oferecer uma resposta rápida para os clientes, a respeito de quanto cada entrega custará para o negócio.

Além desta vantagem, a solução também garante melhorias na gestão de despacho, rastreamento de entregas, auditoria de faturas, entre outras rotinas. Os benefícios vão desde o aumento da produtividade e ganho em eficiência, até a redução dos custos — alcançada por meio da melhora na tomada de decisão.

O cálculo de frete por transportadoras é feito com base no que estas empresas julgam ser necessário para equilibrar a busca por obter bons resultados financeiros, ao mesmo tempo em que se oferecem serviços de qualidade por um preço atraente aos seus clientes. É por isso que essa questão é tão relevante e precisa ser tratada com muito cuidado.

Nesse sentido, contar com ferramentas que facilitem os cálculos — como o TMS —, além de ter as variáveis bem definidas e contar com uma tabela de frete bem estruturada, é fundamental para que se consiga ter maior precisão nos resultados.

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July 7, 2017 at 07:46AM

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